Dostawcy - wybierz najlepiej!
Jako szefowi produkcji najbardziej zależy Ci na właściwym wyborze dostawców. Bez nich terminowość realizacji zamówień i jakość końcowych wyrobów stoją pod znakiem zapytania. Dlatego potrzebujesz najlepszych kontrahentów. Jak ich wybrać? Nie kieruj się opiniami innych! Terminowość dostawy materiału z dopuszczalnym poślizgiem jeden dzień - całkiem niezła z punktu widzenia wielu odbiorców, dla Twojego procesu może być niewystarczająca. Podejmij właściwą, przemyślaną i opłacalną decyzję!
Pozyskanie i utrzymanie dobrego dostawcy w dużym stopniu zależy od samego przedsiębiorstwa:
- jak jest zorganizowane,
- jak wygląda komunikacja i relacje wewnętrzne,
- czy zakupy są zintegrowane z innymi działami.
Wybór właściwego dostawcy powinien być realizowany z uwzględnieniem siedmiu etapów.
7 etapów wyboru dostawcy
- KROK. 1. Zbierz informacje niezbędne do sporządzenia zapytania ofertowego.
Zanim przystąpisz do procesu ofertowania, powinieneś otrzymać pełny zestaw informacji, aby przygotować kompletne zapytanie ofertowe.
- KROK. 2. Przygotuj zapytanie ofertowe i roześlij do potencjalnych dostawców.
Na podstawie zgromadzonych informacji i dokumentacji technicznej przygotuj zapytanie ofertowe i roześlij do co najmniej czterech, pięciu dostawców.
- KROK 3. Oceń próbki dostarczone przez wybranych dostawców.
Kolejnym krokiem jest dostarczenie próbek przez wybranych dostawców wg Twojej dokumentacji. Otrzymane próbki powinny trafić do działu R&D (
Research and Development, Dział Badań i Rozwoju) i jakości w celu wystawienia oceny zgodności.
- KROK 4. Przeprowadź negocjacje warunków kontraktu.
Po analizie ofert cenowych, pozostałych parametrów logistycznych i testów jakościowych przechodzisz do negocjacji warunków współpracy i audytu dostawcy. W zależności od wielkości kontraktu/transakcji wskazane jest ustalenie, na jakim etapie do procesu włącza się kierownik zakupów, dyrektor finansowy czy prezes.
- KROK 5. Przeprowadź audyt u dostawcy.
Jeśli wybierasz ofertę dostawcy, który nie jest na liście zaaprobowanych, musisz dokonać jego walidacji. Oznacza to, iż przed audytem powinieneś przygotować listę pytań z zakresu organizacji różnych działów i wysłać do dostawcy z prośbą o odesłanie uzupełnionego formularza z odpowiedziami. Formularz musi być odesłany odpowiednio wcześniej przez terminem audytu, ponieważ konieczne jest zapoznanie się z odpowiedziami i przygotowanie pytań dodatkowych na czas wizyty.
- KROK 6. Wpisz zaaprobowanego dostawcę na listę Twoich dostawców.
Na podstawie audytu i osiągniętego wyniku zwalidowany dostawca jest wpisywany na listę zaaprobowanych dostawców Twojego przedsiębiorstwa. W przyszłości, gdy kontrakt będzie renegocjowany i jego oferta cenowa nie będzie już konkurencyjna, nadal pozostaje on na tej liście. Zawsze będziesz mógł ją jeszcze kiedyś wykorzystać, ponieważ ten dostawca przeszedł audyt, aczkolwiek wskazane jest jego regularne odnawianie.
Wynegocjowane warunki współpracy powinieneś podsumować w formie listu intencyjnego lub umowy o współpracy, w zależności od wartości lub przedmiotu transakcji. Wskazane jest wprowadzenie zwyczaju każdorazowego potwierdzania uzgodnień w drodze pisemnej z odwrotną akceptacją, dbając o zachowanie kopii po obu stronach umowy.
Uwaga! Klient oferujący najniższą cenę w praktyce rzadko okazuje się tym najlepszym. Cena jednostkowa to tylko jedna z wielu składowych kosztowych oferty!
